Ya iniciamos el año y con ello enfrentamos el desafío de cumplir los objetivos y las metas determinadas para este período.
Para lograrlo, es seguro que hemos “planificado” un muy buen plan. E incluso, es posible que lo hayamos hecho en el mes de Octubre o Noviembre pasado y ahora en este primer mes del año, estamos preparados (según nosotros) para enfrentar este nuevo desafío.
Pero la historia y más exactamente las
investigaciones, nos señalan que un gran número de agentes
dentro del primer trimestre, abandonarán esos planes tan bien elaborados
y comenzarán a actuar en base a la improvisación.
¿Qué les sucedió?
Algo que es de común ocurrencia: "los imprevistos".
Varios de ustedes posiblemente estén
pensando que justamente una buena planificación elimina los imprevistos.
Sí, es cierto, pero no del todo, pues un buen proceso de análisis
previo a la planificación hace disminuir (pero no los
elimina) los riesgos de tener un imprevisto.
Y ¿qué es un imprevisto? Es un hecho que no ha podido conocerse de manera anticipada. Otra definición: algo que ocurre sin que lo tuviéramos en mente, cuando se presenta sin dar signos o señales anticipadas que puedan anunciarlo.
Y
los imprevistos abundan, más allá de lo que nos imaginamos. Una llamada
de cancelación de entrevista , una situación de competencia, un problema de recursos,
una reunión más extensa, una cita que no resultó cómo imaginamos, unos
prospectos que no se obtuvieron, una actividad no efectuada, etc.
Todos ellos, pueden parecer “excusas”, pero las más de las veces son IMPREVISTOS VERDADEROS y si no somos capaces de tomar alguna acción reparadora, nuestro plan original se verá alterado y posiblemente dejado de lado!!
Los “imprevistos” ocurren a todo
nivel, y en especial en el área comercial, donde la interacción con la
competencia, con los clientes y la búsqueda de prospectos, entre otros,
muchas veces atenta contra la planificación previa, en especial contra
los parámetros de actividad en los que queremos que se desempeñen
nuestros vendedores. Y ello las más de las veces es producto de lo mal
que administramos nuestros tiempos, porque considerando que es casi
habitual que se presenten imprevistos, lo lógico es que tengamos
herramientas que nos ayuden a solucionarlos sin que afecten el
desarrollo de lo ya planificado.
Ante la aparición de estos “imprevistos”, la mayoría de las personas reacciona en dos formas: una, atacando el “imprevisto” para darle solución lo más pronto posible, y dos, deteniendo todo accionar pues el “imprevisto”
pone en jaque al plan el cual ya no podrá ejecutarse.
Ambas formas de
reacción (no son las únicas por cierto), tienen algo en común: el tiempo que llevará la atención y solución del “imprevisto” con consecuencias en los plazos y objetivos del plan original.
Dwight Eisenhower, ex
Presidente de los Estados Unidos, y en su momento Comandante Supremo de
las tropas de los Aliados en el Frente Occidental durante la Segunda
Guerra Mundial, debía de tomara diario infinitas decisiones y coordinar
enormes recursos para cumplir su objetivo bélico, donde el tiempo era un
factor decisivo, y para ello utilizaba una herramienta, de su propia
invención según cuentan, y que consistía en dibujar un cuadrante en el
que la importancia de las cosas se representaba en el eje horizontal y
la urgencia en el eje vertical, de manera que quedaba una matriz de
cuatro celdas.
Y Eisenhower manifestaba que cuando algo es importante
pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realización en el
momento apropiado. Cuando es importante y urgente, se debe hacer
inmediatamente, y cuando es urgente pero no importante, se debe delegar
su realización a alguien.
Preguntado sobre la cuarta combinación, el ex
presidente también afirmó que “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”.
La teoría de esta matriz, se fundamenta en que una URGENCIA
es determinada por las consecuencias de no tomar acción en forma
inmediata, y de ahí que la pregunta clave para su resolución es ¿qué pasa si no lo hago? – esa
simple pregunta nos puede ayudar básicamente a definir si realmente se
trata de una urgencia o no (la mayoría de las interrupciones llegan
disfrazadas de urgencia alta).
Por lo tanto, lo siguiente es considerar
la IMPORTANCIA, la que se fundamenta en función de su relación con las metas y objetivos de nuestro plan, y la pregunta clave debiera ser: ¿me hace avanzar o detener esta tarea imprevista hacia mis metas y objetivos?
1.- importante y urgente hazlo ya
2.- importante y no urgente planifícalo
3.- urgente y no importante delégalo*
(Si no se puede delegar haz primero la tarea 1 y planifica la 2)
4.- no urgente ni importante no lo hagas
Esta matríz de análisis de imprevistos
para tomar acción, ha sido popularizada por Stephen Covey cuando nos
habla del hábito de “establecer primero lo primero” (en su libro los 7 hábitos de la gente altamente eficaz).
Pero, sea Eisenhower o Covey su inventor, se trata de un herramienta simple y efectiva para tomar decisiones ante esos molestos “imprevistos”,
los que, no dejemos de mencionar, que si se ha efectuado previamente un
buen análisis y una mejor planificación, es posible que esos “imprevistos” sean menos de lo esperado.
Fuente: Freddy Hayvard
