El secreto está en la Jarra

Estando en un seminario en una escuela de negocios, un profesor llegó al aula con una jarra de cristal. 

Nos miró fijamente y todos nos preguntábamos qué iba a pasar.

De repente se dirige a nosotros y nos pregunta, ¿qué tengo en las manos?, y todos contestamos lógicamente, que tenía una jarra. 

Acto seguido preguntó, ¿qué hay dentro de la jarra?, todos coincidimos respondiendo nada, no hay nada en la jarra.

Con tono condescendiente y sonriendo, nos rectificó diciendo que estábamos equivocados, pues estaba  llena de aire. 

Claro, todos nos reímos al oír tal tontería, pero seguía de pié y con la jarra en las manos. 

Se giró y cogió una bolsa con piedras y la vació dentro de la jarra. 

Volvió a preguntar, ahora la jarra está llena de piedras, ¿cabe algo más?. 

Todos dijimos que no, que ya estaba a tope y era imposible. 

Volvió a girarse y cogió otra bolsa, esta vez llena de piedritas. 

La vació dentro de la jarra y volvió a preguntar, ahora ¿cabe algo más?. 

Una vez más contestamos que ya era imposible meter algo más.

Otra vez nos rectificó. Se giró y cogió otra bolsa, en esta ocasión, de arena. 

Volvió a vaciarla en la jarra y poco a poco se fue llenando de arena hasta el mismísimo borde de la jarra. 

Aparentemente era imposible llenarla con algo más, pero aún así volvió a preguntarnos.  

¿Cabe algo más en la jarra? 

Ya dudando dijimos que no, pero como esperábamos, se volvió a girar y cogió una botella de agua que, por supuesto, vació por completo dentro de la jarra.

Ahora es cuando ya no cabe nada más, nos dijo. 

Con todo esto, os he querido demostrar que si nos preocupamos de valorar todo lo que tenemos que hacer en un día, semana, mes, etc., podemos llegar a hacerlo sin que nos falte tiempo. 

El secreto, saber p-r-i-o-r-i-z-a-r  y diferenciar lo urgente y lo importante de lo no urgente y lo no importante. 

Una vez dicho eso, se dió media vuelta y salió del aula, la clase había acabado.

Aunque corta, nunca olvidaré esa lección.

Fuente: empatic

¿ Sí fracasas en planear, estás planeando fracasar ?

 


Ya iniciamos el año y con ello enfrentamos el desafío de cumplir los objetivos y las metas determinadas para este período. 


Para lograrlo, es seguro que hemos “planificado” un muy buen plan. E incluso, es posible que lo hayamos hecho en el mes de Octubre o Noviembre pasado y ahora en este primer mes del año, estamos preparados (según nosotros) para enfrentar este nuevo desafío.

 

Pero la historia y más exactamente las investigaciones, nos señalan que un gran número de agentes dentro del primer trimestre, abandonarán esos planes tan bien elaborados y comenzarán a actuar en base a la improvisación. 

¿Qué les sucedió? 

Algo que es de común ocurrencia: "los imprevistos".

Varios de ustedes posiblemente estén pensando que justamente una buena planificación elimina los imprevistos. Sí, es cierto, pero no del todo, pues un buen proceso de análisis previo a la planificación hace disminuir (pero no los elimina) los riesgos de tener un imprevisto.

Y ¿qué es un imprevisto? Es un hecho que no ha podido conocerse de manera anticipada. Otra definición: algo que ocurre sin que lo tuviéramos en mente, cuando se presenta sin dar signos o señales anticipadas que puedan anunciarlo. 

Y los imprevistos abundan, más allá de lo que nos imaginamos. Una llamada de cancelación de entrevista , una situación de competencia, un problema de recursos, una reunión más extensa, una cita que no resultó cómo imaginamos, unos prospectos que no se obtuvieron, una actividad no efectuada, etc.

Todos ellos, pueden parecer “excusas”, pero las más de las veces son IMPREVISTOS VERDADEROS y si no somos capaces de tomar alguna acción reparadora, nuestro plan original se verá alterado y posiblemente dejado de lado!!

Los “imprevistos” ocurren a todo nivel, y en especial en el área comercial, donde la interacción con la competencia, con los clientes y la búsqueda de prospectos, entre otros, muchas veces atenta contra la planificación previa, en especial contra los parámetros de actividad en los que queremos que se desempeñen nuestros vendedores. Y ello las más de las veces es producto de lo mal que administramos nuestros tiempos, porque considerando que es casi habitual que se presenten imprevistos, lo lógico es que tengamos herramientas que nos ayuden a solucionarlos sin que afecten el desarrollo de lo ya planificado.

Ante la aparición de estos “imprevistos”, la mayoría de las personas reacciona en dos formas: una, atacando el “imprevisto” para darle solución lo más pronto posible, y dos, deteniendo todo accionar pues el “imprevisto” pone en jaque al plan el cual ya no podrá ejecutarse. 

Ambas formas de reacción (no son las únicas por cierto), tienen algo en común: el tiempo que llevará la atención y solución del “imprevisto” con consecuencias en los plazos y objetivos del plan original.

Dwight Eisenhower, ex Presidente de los Estados Unidos, y en su momento Comandante Supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental durante la Segunda Guerra Mundial, debía de tomara diario infinitas decisiones y coordinar enormes recursos para cumplir su objetivo bélico, donde el tiempo era un factor decisivo, y para ello utilizaba una herramienta, de su propia invención según cuentan, y que consistía en dibujar un cuadrante en el que la importancia de las cosas se representaba en el eje horizontal y la urgencia en el eje vertical, de manera que quedaba una matriz de cuatro celdas. 

Y Eisenhower manifestaba que cuando algo es importante pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realización en el momento apropiado. Cuando es  importante y urgente, se debe hacer inmediatamente, y cuando es urgente pero no importante, se debe delegar su realización a alguien. 

Preguntado sobre la cuarta combinación, el ex presidente también afirmó que “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”. 

 La teoría de esta matriz, se fundamenta en que una URGENCIA es determinada por las consecuencias de no tomar acción en forma inmediata, y de ahí que la pregunta clave para su resolución es ¿qué pasa si no lo hago? – esa simple pregunta nos puede ayudar básicamente a definir si realmente se trata de una urgencia o no (la mayoría de las interrupciones llegan disfrazadas de urgencia alta). 

Por lo tanto, lo siguiente es considerar la IMPORTANCIA, la que se fundamenta en función de su relación con las metas y objetivos de nuestro plan, y la pregunta clave debiera ser: ¿me hace avanzar o detener esta tarea imprevista hacia mis metas y objetivos?

Resumiendo, los consejos se encaminan a que si el imprevisto es:

1.- importante y urgente                          hazlo ya
2.- importante y no urgente                     planifícalo
3.- urgente y no importante                     delégalo* 
(Si no se puede delegar haz primero la tarea 1 y planifica la 2)
4.- no urgente ni importante                   no lo hagas

Esta matríz de análisis de imprevistos para tomar acción, ha sido popularizada por Stephen Covey cuando nos habla del hábito de “establecer primero lo primero” (en su libro los 7 hábitos de la gente altamente eficaz).  

Pero, sea Eisenhower o Covey su inventor, se trata de un herramienta simple y efectiva para tomar decisiones ante esos molestos “imprevistos”, los que, no dejemos de mencionar, que si se ha efectuado previamente un buen análisis y una mejor planificación, es posible que esos “imprevistos” sean menos de lo esperado.

“Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos” - Goethe
Fuente: Freddy Hayvard